Specialist Office Management (m/w/d)
08.09.2026
Karlsruhe
Ref.-Nr. 40112
Ihre Aufgaben
- Unterstützung des Office Managements sowie Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben
- Koordination von Terminen, Meetings, Veranstaltungen sowie Büroorganisation (z. B. Raumbuchungen, Besucher- und Parkplatzmanagement, Catering)
- Betreuung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Themen sowie Verwaltung von Bestellungen (Hardware, Büromaterial, Zutrittsberechtigungen etc.)
- Unterstützung des Workplace Managements (Sitzplatzplanung, Büroauslastung) sowie Bearbeitung von Rechnungen und Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei internen Tools, Prozessen und der Organisation von Schulungen und Workshops
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren administrativen Funktion.
- Organisationsstärke, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Service- und Kommunikationsorientierung.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Microsoft Teams und SharePoint sowie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse).
Ihr Kontakt zu uns
Steffen Hertenstein
steffen.hertenstein@offina.de
Telefon: 07031/3046420
Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.